オンライン会議での注意点は？改めて整理しておきたい使い方とチェックポイント

2020年から2021年にかけて急速に普及した、オンラインミーティングサービス。

テレワークの広がりによってオンライン会議を行う機会が増え、Zoomなどのサービスを仕事で使うようになった人も多いのではないでしょうか。あるいは今まさに会議のオンライン化を準備中で、使い方を調べている人もいるかもしれません。

今回はそんな「オンライン会議サービス」に関連する記事をまとめてご紹介。

Zoom、Google Meet、Teamsなどの代表的なサービスの使い方をはじめ、オンライン会議に臨む際の注意点やチェックポイントをまとめた記事もピックアップ。特に初めてこれらのサービスを使う人にとっては、参考になる情報も多いはずです。

オンライン会議といえばこれ！Zoomアプリの使い方

オンライン会議サービスといえば、まず名前が挙がるのが「Zoom」です。

Zoomは、テレワーク需要の拡大によって一気にシェアを伸ばしたサービス。書店に行けば今もハウツー本がたくさん目に入りますよね。

「スマホだけでOK！Zoom（ズーム）の基本から使い方まで徹底解説」では、そんなZoomをスマートフォンで使う方法を一から説明しています。実際のZoomの画面を撮影したスクリーンショットも多いため、この手のアプリの操作に慣れていない人でも理解しやすいのではないでしょうか。

Google系のサービスと連携できて便利！Google Meet入門記事

「Google Meet」は、Googleが提供するオンラインミーティングアプリ。

スマホでもパソコンでも使うことができ、おなじみのGoogleブランドということもあってユーザーも多いサービスです。Googleカレンダーなどの関連サービスと連携して、スケジュール管理や通知の面で便利なのも特徴のひとつ。

こちらの記事「無料＆スマホでビデオ会議できる！Google Meetの使い方や便利機能」は、スマホ版アプリの導入から使い方、実際の操作方法をまとめた内容となっており、スクリーンショット多めでわかりやすい構成になっています。

企業での導入も多数！スマホ版もあるTeamsの始め方

「Teams」は、Microsoftが提供しているコラボレーションプラットフォーム。

先ほどのGoogle MeetがGoogle関連サービスと連携できたように、TeamsはMicrosoft 365と組み合わせて便利に使えるサービス。WordやExcelなどのファイルを共有したり、共同で編集したりすることも可能です。

「初めてでも簡単！Teams（チームズ）で無料オンラインミーティング」もスマホアプリを前提としたハウツー記事としてまとめられており、会議の開き方や会議中の操作方法を説明。やはり画面を示しつつ解説してくれているため、パッと見てわかりやすい内容になっています。

この手のサービスを初めて使うときに手間取りがちなマイクや画面の設定についても、どこをどのように操作すれば変更できるかをしっかりと解説。初めてTeamsを使う際には参考にしてみてください。

会議中の「画面共有」に要注意！おさえておきたいチェックポイント

ここまでは3つのアプリ別にハウツー記事を紹介してきましたが、「【オンライン会議】画面共有をする際に気をつけたい5つのチェックポイント」のテーマは「画面共有する際のチェックポイント」について。

オンライン会議では画面に資料を表示して説明する際に、自分のパソコンの画面を「共有」して、ほかの参加者にも見えるように表示することがしばしばあります。そのときに怖いのが、意図しないものがうっかり映ってしまうこと。そのような画面共有時の事故を避けるための考え方として、この記事では5つのチェックポイントを紹介しています。

最初の頃は慣れないアプリを操作するだけでいっぱいいっぱいになりがちですが、不要な失敗をしないためには、このようなポイントもしっかりとおさえておきたいところ。この記事を読んで、最低限「こんな事故が起きる可能性がある」ことだけでも覚えておきましょう。

テレワークでも無視できない「ping」とは？

もうひとつ、オンライン会議サービスの利用に際してチェックしておきたいのが、「回線速度」です。

リアルタイムでのやり取りが可能なオンライン会議ですが、ネットワークを介したコミュニケーションである以上、回線速度の問題は無視できません。もし大きなラグが発生した場合、意思疎通がしにくく、お互いにストレスになりかねません。

そこであらかじめ確認しておきたいのが、ネットワークの回線速度です。「リモート時代にスピードテストは必須！気をつけたいping値とは」では、ネットワーク上のデータの応答速度である「ping」について解説しつつ、快適な通信のために必要な値と、その測定方法を紹介しています。

ネットに詳しかったり、オンラインゲームで遊んでいたりしないかぎりは耳慣れない「ping」ですが、何も難しいものではありません。計測方法も専用のサイトにアクセスするだけですので、この機会にチェックしておいてはいかがでしょうか。

まとめ

以上、オンライン会議サービス関係の記事をピックアップして紹介しました。
近いうちに初めてオンライン会議をする機会がある人、導入を考えている企業担当者さんの参考になれば幸いです。

基本的には「ビジネスシーンで使うツール」という印象もあるオンライン会議サービスですが、その用途は仕事だけではありません。オンライン飲み会にも使えますし、友達との連絡手段に使っている人もいます。

全体的に堅い雰囲気の解説記事ばかりになってしまいましたので、もしよかったら、最後にこちらの記事「爆笑！困った！オンライン会議＆飲み会あるある」もあわせて読んでみてください。オンライン会議での「あるある」をまとめた記事になっていて、きっと楽しく読めると思います。